Tietosuoja­seloste

Villa Manus Oy:n tietosuojaseloste  

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. 

1. Rekisterinpitäjä  

Villa Manus Oy 

Yhteystiedot:  
Ojahaanrinne 4  
01600 Vantaa  

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa  

Villa Manus Oy  
Ojahaanrinne 4  
01600 Vantaa 

09-4543650 
info@villamanus.com 

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot: 

Tietosuojavastaava 

Villa Manus Oy/Pirjo Talma  
Ojahaanrinne 4  
01600 Vantaa 
pirjo.talma@villamanus.com 

2. Rekisteröidyt  

  1. Asiakasrekisteri – yksityisasiakkaat
  2. Asiakasrekisteri – yhteystyökumppanit

     

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus  

Rekisterin pitämisen peruste:  

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella.  

 

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus  

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:   

  1. Asiakassuhteiden hoitaminen: Palvelun toteuttaminen, myyntitilaukset ja potilasvastaanotto
  2. Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun toteuttaminen, asiakastapahtumien varmentaminen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen, markkinointi, suorakontaktointi tarvittaessa esimerkiksi epäselvien tilauksen selvittämisessä 

     

3. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot 

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:  

Yhteystiedot  

  • nimi  
  • osoite  
  • puhelinnumero  
 

Asiakastiedot  

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista 
     
  1. Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet sekä kustannusarviot ja palautteet toteutuneesta palvelusta maksajataholle
  2. Asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot sekä asiakaspalautteet. Asiakkaan työpaikan laskutus- ja toimitusosoite, titteli, nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

     

5. Rekisteröidyn oikeudet  

Rekisteröidyllä ovat seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@villamanus.com. Villa Manus Oy vastaa neljän viikon kuluessa. Tietosuojaseloste ja rekisteriseloste ovat nähtävillä Villa Manuksen toimistolla Ojahaanrinne 4, 01600 Vantaa. 

Tarkastusoikeus  

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.   

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.  

Vastustamisoikeus  

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.   

Suoramarkkinointikielto  

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.  

Poisto-oikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.   

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. 

Suostumuksen peruuttaminen 

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. 

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.  

Valitusoikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html  

6. Säännönmukaiset tietolähteet  

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:  

  • yksityisasiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä  
  • yhteistyökumppanilta, joka ostaa palvelun Villa Manuksesta asiakkaalle (kuten maksusitoumus, lähete kustannusarvioon) 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset  

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Villa Manus Oy:n ulkopuolelle.   

Yksilölliset metalliset sormituet ja niiden asiakastiedot: 

Luovutamme tietoja Hollantiin We Design – yritykselle, joka valmistaa yksilölliset metalliset sormituet asiakkaille. Yritys We Design on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.   

8. Käsittelyn kesto  

Yhteisötilauksia säilytetään kolme kuukautta tilauksen päättymisen jälkeen. 

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus ja/tai tuotteen takuu on voimassa  
  • Yksilölliset lasta-asiakkaat: 2 vuotta 
  • Gerbing-lämpötuoteasiakkaat: 1 vuosi  
  • Maksusitoumus tuotelähetykset: 3kk 

 

9. Henkilötietojen käsittelijät  

Asiakasrekisteriä käsittelevät Villa Manus Oy:n työntekijät.   

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.  

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Manuaalinen materiaali: 

Tilaukset, jotka eivät sisällä henkilötietoja sijaitsevat Villa Manuksen toimistolla kahden lukon takana (ulko-ovi, toimiston ovi). Henkilötiedot sijaitsevat lukollisessa kaapissa, jonne vain työntekijöillä on avain. 

Sähköinen materiaali:  

Netvisortietojärjestelmä, jossa on vahvasti suojattu yhteysJokainen työntekijä kirjautuu omilla tunnuksilla sisään järjestelmään ja sulkee sen käytön päätyttyäTyöntekijöiden puhelimet ovat suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla. Lisäksi Villa Manuksella on oma palomuuri, Soluto Oy:n järjestemänä http://www.soluto.fi/tietoturvapalvelut.html   

Yhteistyökumppaiden asiakasrekisteri sijaitsee sähköisellä levyasemalla, jonne työntekijöillä pääsy omilta tietokoneiltaan ja jotka on suojattu salasanoin. 

Villa Manus Oy:n toimitilat ovat suojattu Verisure –hälytysjärjestelmällä. Villa Manuksen työntekijöillä on suojausavain.  

11. Tietosuojaloukkauksesta ilmoittaminen valvontaviranomaiselle 

Heti kun Villa Manuksessa huomataan tietosuojaloukkaus, siitä ilmoitetaan välittömästi esimiehelle. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietosuojaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Näin ei kuitenkaan tehdä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. 

Tietosuojaloukkaus tilanteessa tehdään kirjallinen ilmoitus, jossa käy ilmi seuraavat asiat: 

  • henkilötietojen tietoturvaloukkaus, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät 
  • henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset 
  • toimenpiteet, joita rekisterinpitäjä on ehdottanut tai jotka se on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta 
  • miten mahdollisia haittavaikutuksia lievennetään. 

Villa Manus Oy dokumentoi kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset sekä korjaavat toimet. Valvontaviranomaisen voivat tämän dokumentoinnin avulla tarkistaa, että tätä artiklaa on noudatettu. 

12. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle  

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.   

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi  

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.