Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Villa Manus Oy
Yhteystiedot:
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Villa Manus Oy
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa
09-4543650
info@villamanus.com
Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava
Emma Tervonen
Villa Manus Oy
Ojahaanrinne 4
01600 Vantaa
2. Rekisteröidyt
- Asiakasrekisteri – yksityisasiakkaat
- Asiakasrekisteri – yhteistyökumppanit
Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
3. Rekisterin pitämisen peruste:
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
Asiakassuhteiden hoitaminen: Palvelun toteuttaminen, myyntitilaukset ja potilasvastaanotto
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun toteuttaminen, asiakastapahtumien varmentaminen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen, markkinointi, suorakontaktointi tarvittaessa esimerkiksi epäselvien tilauksen selvittämisessä
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
nimi
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
Asiakastiedot
- Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet sekä kustannusarviot ja palautteet toteutuneesta palvelusta maksajataholle
Asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot sekä asiakaspalautteet. Asiakkaan työpaikan laskutus- ja toimitusosoite, titteli, nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä ovat seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@villamanus.com. Villa Manus Oy vastaa neljän viikon kuluessa. Tietosuojaseloste ja rekisteriseloste ovat nähtävillä Villa Manuksen toimistolla Ojahaanrinne 4, 01600 Vantaa.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
yksityisasiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
yhteistyökumppanilta, joka ostaa palvelun Villa Manuksesta asiakkaalle (kuten maksusitoumus, lähete kustannusarvioon)
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Villa Manus Oy:n ulkopuolelle.
Yksilölliset metalliset sormituet ja niiden asiakastiedot:
Luovutamme tietoja Hollantiin We Design – yritykselle, joka valmistaa yksilölliset metalliset sormituet asiakkaille. Yritys We Design on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
8. Käsittelyn kesto
Yhteisötilauksia säilytetään kolme kuukautta tilauksen päättymisen jälkeen.
- Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus ja/tai tuotteen takuu on voimassa
- Yksilölliset lasta-asiakkaat: 2 vuotta
- Gerbing-lämpötuoteasiakkaat: 1 vuosi
- Maksusitoumus tuotelähetykset: 3kk
9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelevät Villa Manus Oy:n työntekijät.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojärjestelmissä tietoturvallisuus varmistetaan teknisin
ja organisatorisin toimenpitein, kuten käyttöoikeuksien rajaamisella,
palomuureilla, tietosuojaohjelmistoin, aktiivisella
verkonvalvontajärjestelmällä ja salaustekniikoita hyväksi käyttäen.
Manuaalisesti tallennettu tieto säilytetään lukituissa
tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Henkilötietojen
käsittely- ja säilytysajan umpeuduttua manuaalisesti tallennettu tieto
poistetaan silppurin kautta.
Villa Manus Oy:n toimitilat ovat suojattu Verisure –hälytysjärjestelmällä. Villa Manuksen työntekijöillä on suojausavain.
11. Tietosuojaloukkauksesta ilmoittaminen valvontaviranomaiselle
Heti kun Villa Manuksessa huomataan tietosuojaloukkaus, siitä ilmoitetaan välittömästi esimiehelle. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen tietosuojaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Näin ei kuitenkaan tehdä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Tietosuojaloukkaus tilanteessa tehdään kirjallinen ilmoitus, jossa käy ilmi seuraavat asiat:
henkilötietojen tietoturvaloukkaus, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät
henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset
toimenpiteet, joita rekisterinpitäjä on ehdottanut tai jotka se on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta
miten mahdollisia haittavaikutuksia lievennetään.
Villa Manus Oy dokumentoi kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset sekä korjaavat toimet. Valvontaviranomaisen voivat tämän dokumentoinnin avulla tarkistaa, että tätä artiklaa on noudatettu.
12. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
